Enterprise resource planning (ERP) systems cost and duration

Abstract

The aim of the thesis is to provide a comprehensive overview of Enterprise Resource Planning (ERP) systems and to offer guidelines to small and medium enterprises (SMEs) on duration and cost of implementation of ERP systems. The importance of this work is prompted by fact time and budget overruns are very common when implementing ERP projects. The overruns happen due to a number of reasons, but the complexity of the ERP systems and the multi-factor structure of the cost of ERP implementation are two specific issues this research can help companies better understand and, hence, help better prepare the company for the ERP implementation project. In this work, different cost categories are reviewed: cost of software licenses, additional hardware and data storage, change management and training, maintenance and etc., including the hidden costs in ERP implementation projects. Complementing the overview of issues and challenges in ERP systems implementation process, in this work a guide for cost estimate and comparison between On-premise- and Cloud-ERP systems is developed. The analysis undertaken in this work shows that On-premise ERP is more expensive than Cloud ERP at the initial and after-implementation stages. However, so far there were more companies choosing On-premise over Cloud ERP solution. This trend may be reversing, as the latest data show the number of On-premise ERP users is decreasing. The overview of ERP implementation issues and challenges and the guidelines for project cost and time estimation must help companies make better decision on the right ERP solution and reduce the risk of cost- and budget- overruns in implementing the system.

Šio darbo tikslas – pateikti išsamią Įmonės išteklių planavimo (ĮIP) sistemų apžvalgą ir pasiūlyti gaires smulkioms ir vidutinėms įmonėms dėl ĮIP sistemų įgyvendinimo trukmės ir kaštų. Šis darbas svarbus todėl, kad įgyvendinant ĮIP projektus, dažnai susiduriama su viršytais laiko ištekliais ir biudžetą. Taip atsitinka dėl daug priežasčių, tačiau šiame tyrime pasirinkta nagrinėti ĮIP sistemų kompleksiškumą ir daugiafaktorinę ĮIP įgyvendinimo kaštų struktūrą, kad būtų galima padėti įmonėms geriau suprasti ir pasirengti ĮIP projektų įgyvendinimui. Šiame darbe apžvelgiamos skirtingos kaštų kategorijos: programinės įrangos licencijų, papildomos techninės įrangos ir duomenų saugojimo, pakeisto valdymo ir apmokymų, priežiūros ir pan. kaštai, įskaitant užslėptus ĮIP projektų įgyvendinimo kaštus. Be ĮIP sistemų įgyvendinimo proceso klausimų ir iššūkių apžvalgos, šiame darbe pateikiamos gairės dėl kaštų įvertinimo ir palyginimo, kuriant „vietos“ ir „debesies“ ĮIP sistemas. Atlikus analizę, nustatyta, kad vietos ĮIP brangesnės nei debesies pradinėje stadijoje ir stadijoje po įgyvendinimo, tačiau iki šiol daugiau įmonių renkasi vietos, o ne debesies ĮIP sprendimą. Ši tendencija gali keistis, nes paskutiniais duomenimis, vietos ĮIP vartotojų skaičius mažėja. ĮIP įgyvendinimo klausimų ir iššūkių apžvalga bei gairės dėl projekto kaštų ir laiko vertinimo gali padėti įmonėms priimti geresnius sprendimus dėl teisingo ĮIP sprendimo bei sumažinti kaštų ir biudžeto viršijimo pavojų sistemos įgyvendinimo metu.